HƯỚNG DẪN LÀM SLIDESHOW BẰNG CHƯƠNG TRÌNH POWER POINT

HƯỚNG DẪN LÀM SLIDESHOW BẰNG CHƯƠNG TRÌNH POWER POINT

Category: Computer, Tag: Công nghệ Tin học,Khác

11/19/2011 04:50 pm

HƯỚNG DẪN LÀM MỘT TRÌNH CHIẾU BẰNG BẰNG CHƯƠNG TRÌNH POWER POINT

(Do Yêu cầu của người dùng đang có phần mềm PowerPoint - 2007, DuongKimVan biên soạn chi tiết thứ tự làm một trình chiếu bằng PPT-2007 trên cơ sở bài cùng tên được đăng trên blog Nguyệt Quý 43. Xin chân thành cảm ơn cụ Đặng Nguyệt Ánh).

I - Chuẩn bị :

1 - Thiết kế tổng quan : Tìm ý tưởng, CHỦ ĐỀ, nội dung, hình thức biểu diễn của Slide Show (VÍ DỤ  ppt nói về ngày khai giảng, về một đám cưới, về ngày kỷ niệm hoặc ngày sinh nhật... )

2 - Chọn ảnh : Ảnh có thể lấy trong máy tính hoặc tìm trên mạng. Tất cả các ảnh định dùng nên cất vào một hợp tệp (Folder) của thư mục ảnh trong My documents để dễ sử dụng. Nếu có thể được, khi sưu tầm ảnh nên đặt tên ảnh theo một trình tự mình sẽ chiếu ảnh đó ra ví dụ đặt tên ảnh số A01, A02. A03... Anm ứng với slide sẽ chiếu ra 1, 2, 3....nm.

3 - Chọn bài hát : Chọn bài hát:

      a). Nếu làm trình chiếu ppt để biến thành một file .pps với mục đích gửi qua e-mail cho bạn bè thì phải chọn file âm nhạc có định dạng .wav - dạng nhạc nén không tổn thất chất lượng; (Các định dạng nhạc số khác không thể nhúng vào ppt, do đó không gửi đồng bộ nó đi theo hình ảnh được. Kết quả là pps ta gửi đi là trình chiếu bị câm). Nếu không có nhạc .wav thích hợp cho ppt định làm thì chọn một file nhạc có định dạng khác như MP3 rồi dùng công cụ biến đổi nhạc như Format Factry để đổi nó sang .wav; Lưu ý các trình biến đổi (Sound converter) miễn phí trên mạng thường chỉ cho biến đổi một nửa bản nhạc thôi. Chú ý rằng sau khi biến đổi file WAV có dung lượng rất lớn, cứ thế đưa vào thì file pps sẽ rất nặng, không tải nổi.

       Ta phải chọn chương trình biến đổi có thể thay đổi thông số đầu ra để file tạo ra chỉ vài Mb thôi. Bạn có thể dùng chương trình biến đổi Smart Audio Converter (Download ở trên mạng về hoặc Nhấn vào đây để download nếu chưa có).

       b). Nếu tạo trình chiếu để làm video clip (các định dạng Mp2, Mp4, avi, wma...) hay video flash (định dạng flv hay swf) thì nhạc gì cũng được, miễn là đáp ứng được chủ đề dự đinh thực hiện. 

 

II Đặc tả kỹ thuật giao diện PowerPoint

 

Khi sử dụng các trình biến đổi ppt(s) thành file video flash .swf trên ribbon có thêm các thẻ khai thác các add-ins của các trình này. Trên hình vẽ là hai add-Ins của AuthorSTREAM và iSpring Free. Khi nhấn vào các thẻ này sẽ khởi động các phím lệnh biến đổi (sẽ nói sau này về converter ppt to Flash).  

II - Các bước thực hiện.

Mở chương trình Power Point. Chương trình 2003 hay 2007 đều được. Các chức năng đều tương thích mặc dù bố trí màn hình có khác nhau.

Nhấn vào nút Office (Chức Năng) ở tận cùng góc trên bên trái, mở một file mới bằng cách nhấn New. Hình Blank (trang trắng).. xuất hiện, nhấn Create (góc dưới bên phải). Màn hình làm việc xuất hiện với một Slide trống bên tay trái. Bắt đầu thực hiện các bước sau :

Bước 1 : Tạo hình ảnh

1- Đưa ảnh vào : Nhấn Insert trên thanh công cụ, sau đó nhấn Picture. Tìm đến nơi cất file ảnh đã chuẩn bị, chọn lấy ảnh cần đưa vào rồi nhấn Insert, ảnh sẽ hiện lên màn hình. Nếu thấy ảnh nhỏ, bạn dùng chuột đặt vào các ô vuông nhỏ trên 4 cạnh để kéo ảnh rộng ra che kín cửa sổ.
       Trong trường hợp chèn nhiều ảnh một lúc, bạn nên chọn lệnh Insert ==> Photo Album, khi xuất hiện menu thả xuống, chọn New Photo Album, một bảng lựa chọn Photo Album xuất hiện, bạn hãy chọn phím lệnh "Chèn ảnh từ: File/Disk"  (Insert Picture from: file/Disk), một bảng Insert New Picture hiện ra, bạn hãy chọn toàn bộ ảnh trong cái hợp tệp (Folder) mà mình chuẩn bị trước bằng cách nhấn vào ảnh đầu rôi kéo chuột tới ảnh cuối, nhấn Shift + nhấn chuột vào ảnh cuối, toàn bộ ảnh được chọn để tạo Album mới , sau đó chèn toàn bộ ảnh này vào . Bằng cách này bạn chèn ảnh rất nhanh chóng nhờ đó thời gian làm một ppt giảm đi rất nhiều so với chèn từng ảnh một. (Nói là thực hiện Album mới nhưng thực ra ta chỉ cần chèn ảnh vào ppt thôi cho nên không cần đặt tên album cũng như mọi thủ tục về album).

 

2 - Tạo hiệu ứng Hoạt Hình cho ảnh : Nhấn vào Animation. Bạn hãy nhìn vào phần màn hình phía trên cửa sổ làm việc. Đây là phần thiết lập chung cho tất cả các slide trong trình chiếu nên phải Set trước. Bạn hãy nhấn vào ô chọn chế độ chuyển cảnh tự động ( Automaticaly After ) rồi điền vào ô bên cạnh thời gian bạn muốn cho mỗi Slide biểu diễn. Thông thường là 5-20 gây. Sau đó bạn nhấn vào Apply to All có nghĩa là điều này được thiết lập cho tất cả các Slide. Nếu muốn mỗi ảnh có thời gian hiện dài ngắn khác nhau thì bạn đặt cho từng ảnh một. Thường ảnh cuối cùng nên làm riêng để điều chỉn thời gian cho khớp, khi kết thúc bài hát cũng là khi hết ppt.

 

      Tiếp theo bạn nhấn Custom Animation. Màn hình Custom Animation xuất hiện bên tay phải. Nhấn vào Add Effect, bạn sẽ thấy có rất nhiều loại effect bạn có thể chọn loại nào tùy ý. Bạn có thể xem thử biểu diễn, thấy ưng ý thì chon. Cửa sổ Effect sẽ xuất hiện bên cửa sổ phải. Bạn nhấn vào mũi tên nhấn chuột phải lên đó để có một Menu thả xuống. Tại đây bạn có thể chọn để xác định những thông số cần thiết. Ví dụ muốn cho ảnh chạy tự động bạn không chọn Start on Click mà chọn With hoặc affter Previous.

      Sau khi làm xong một Slide bạn tiếp tục đưa ảnh vào Slide sau. Bạn cũng có thể đưa hết cả các ảnh vào rồi set Effect cho từng ảnh sau. Để đưa ảnh thứ 2 vào bạn nhấn phải vào hình slide ở cột bên trái rồi chọn New Slide và cứ thế lập lại quá trình trên.

      

Chú ý là trong quá trình thiết kế bạn luôn luôn có thể kiểm tra kết quả bằng cách nhấn vào ô Slide show ở góc phải dưới cột bên phải. Chương trình sẽ biểu diễn từ slide hiện hành. Muốn xem từ đầu thì bạn quay về Slide đầu tiên rồi hãy nhấn Slide show.

          

Bước 2 : Tạo chữ

        Muốn tạo chữ trên Slide nào thì bạn nhấn trái chuột vào đó để chọn. Slide sẽ xuất hiện trên màn hình giữa. Bạn nhấn Insert rồi chọn Text Box ( có chữ A). Nhấn chuột vào màn hình để xác định vị trí viết chữ. Bạn gõ chữ vào, bôi đen chữ để thay đổi Font , kích cỡ như làm trong Word. Sau đó bạn tạo hiệu ứng hoạt hình cho chữ giống như bạn đã làm cho hình ở phần trên.

Có rất nhiều hiệu ứng đep, bạn có thể xem thử và chọn hiệu ứng nào mình thích.

          

Bước 3 : Tạo nhạc

        Bạn nên tạo nhạc từ Slide đầu tiên. Bạm nhấn vào insert rồi nhấn vào Sound ( Hình cái loa) sau đó tìm đến nơi cất bản nhạc để lấy. Một cửa sổ hiện ra để bạn chọn cách cho bản nhạc chạy tự động hay chỉ khi nào click. Bạn nên chọn Automatically. Nhìn lên các dòng Menu phía trên màn hình thấy có ô biểu diễn kích thước file nhạc cực đại. Số lớn nhất cho phép là 50000. Nếu thấy đang hiển thị một số nhỏ hơn kích thước bài hát của bạn thì hãy tăng nó lên, còn lớn hơn thì không sao cả. Bạn cũng có thể xác định loop until stopped để bài hát lặp lại khi Slide chưa dừng.

       Bên phải là màn hình Custom Animation. Bạn nhấn phải chuột hay nhấn vào mũi tên bên cạnh ô hình chữ nhật nhỏ có tên bài hát, rồi chọn mục Effect option. Tại đây bạn xác định thời điểm bắt đầu bài hát - From beginning và Stop play in... Nhấn After và ghi vào đó số Slide mà bạn có ( có nghĩa là bài hát bắt đầu khi trình chiếu và dừng sau khi chiếu hết số Slide của bạn) . Ban hãy nhấn vào Sound setting ở phía trên. Một cửa sổ mới xuất hiện. Bạn kích vào ô vuông để yêu cầu ẩn biểu tượng loa khi trình diễn. Các thông số phía dưới cho bạn biết thời gian bài hát. Với thời gian này bạn có thể tính lại thời gian biểu diễn của mỗi Slide mà bạn đã set ở trên sao cho phù hợp. Tiếp đó nếu bạn nhìn thấy dòng chữ File : [ contained in presentation] tức là file bài hát đã được nhúng thành công, còn nếu ở đây chỉ biểu diễn đường Link thì nghĩa là bài hát vẫn chỉ nằm trên ổ cứng của bạn. Bạn nghe được nhưng gửi tác phẩm của mình qua Email hay đưa lên Blog thì người khác không nghe thấy bài hát.

         Bạn đã hoàn thành các bước thết kế, bây giờ bạn có thể xem lại toàn bộ bằng cách đưa về Slide đầu tiên và nhấn vào chữ Slide Show ở góc phải phái dưới màn hình như tôi đã nói ở phần trên. Bạn có thể quay lại và sửa chữa mọi chỗ chưa ưng ý hoặc thêm bớt những điều cần thiết. Xong rồi bạn chuyển sang bước sau.

        

Bước 4 : Cất File

- Nhấn vào nút Chức năng ( góc trái trên cùng)

- Nhấn vào Save As và chọn PowerPoint Show

- Tìm đến vị trí muốn cất File này trên ổ cứng. Ghi tên File vào vị trí File name, nhấn vào mũi tên ở dòng Save as type để chọn kiểu File muốn cất. Bạn chọn loại File .pps

- Nhấn Save.

Bây giờ bạn đã có file trên ổ cứng của bạn. Có thể gửi cho bạn bè qua Email. Đưa lên Blog thì phải làm thêm vài bước nữa, tôi sẽ giới thiệu sau.

Trong quá trình tìm hiểu học tập, tôi đã tôi đã tìm được một số tài liệu tham khảo tôi đưa vào đây một số để các bạn có thể dùng.

Các tài liệu tham khảo.

I - Một số bài giảng của lớp học Việt kiều

Làm SlideShow phần 1

Cách đưa nhạc vào

Các bài giảng trên đây quá chậm nên học được ít. Mời các bạn xem tiếp các Video dưới đây sẽ học được nhiều hơn.

II- Một số Video bài giảng về làm SlideShow trên Power Point

1- Video hướng dẫn đưa nhạc vào Slideshow.

 

2- Video hướng dẫn đưa nhiều ảnh lên một Slide. ( bằng tiếng anh)

THU GIANG at 11/20/2011 09:23 am comment

 Nhân ngày Nhà Giáo VN, TG sang nhà mới của Thầy để chúc Thầy ngày càng nhiều giáo án mới dạy học trò như TG, nhưng mấy bài này của Thầy không biết bao giờ trò mới làm được đây thầy ơi! Chúc Thầy sứac khỏe và vui ngày 20-11!  

Nguyễn Nội at 11/19/2011 11:29 pm comment

                Được sự giới thiệu của Thầy noilieu mình đến nhà bạn, xin cảm ơn bạn về hướng dẫn này. Mình đã làm được và giúp cho mình rất nhiều trong công tác giảng dạy. Hướng dẫn dễ hiểu, dễ thực hành. Xin bạn hướng dẫn thêm cách đưa vào blog

Duong's Blog at 11/20/2011 12:08 am reply

Cháu xem bài Tạo một video Flash như thế nào ở blog này và bài bác (NL) trao đổi với bác LuongMienJ ở blog Lương Miện. Phải tải được chương trình iSpring Free về máy và phải lunch nó vào chương trình powerpoint , lúc đó trên ribbon của PPT xuất hiện thẻ iSpring Free mới coi như nó đã Lunch xong. Chú ý tải phần mềm Free chứ đừng tải loại pro là phải trả tiền hàng tháng đấy. Bác NL đây mà, chúc cháu thành công nhé.